L’externalisation ou l’internalisation
d’un centre de reprographie

Depuis quelques dizaines d'années, on a assisté à des phénomènes de mode où tout à tour, le service reprographie d'une entreprise était internalisé, puis externalisé, puis simplement sous-traité auprès d'un reprographe ou imprimeur numérique professionnel, avec un système de navettes quotidiennes ou biquotidiennes. Encore aujourd'hui, les organisations ne semblent pas avoir arrêté un modèle idéal, à l'image des changements d'organisation plus larges que connaissent les entreprises.

Bien souvent, dans le calcul strictement économique, sont oubliés dans le cadre du coût d'un service internalisé les coûts « cachés » ou indirects : le personnel, le leasing, le management, les mètres carrés, l'électricité, le remplacement des congés, la gestion du personnel, la gestion des creux d'activité (oisiveté payée) et la gestion des pics d'activité (heures supplémentaires ou bien souvent sous-traitance)... Également dans le cadre des services de reprographie externalisés mais à demeure chez le client, sont oubliés les coûts d'occupation des locaux (mètres carré, électricité...) et le temps lié à la gestion des appels d'offre, opération souvent plus engageante qu'une simple sous-traitance.

La sous-traitance quant à elle est davantage flexible. Bien que très réactive, elle peut difficilement maintenir un niveau de service inférieur à la demi-journée. En contrepartie, le sous-traitant a souvent une plus grande facilité à organiser du travail de nuit ou de week-end, par rapport à un service de reprographie intégré dans une grande entreprise. Pour prendre la décision la plus adaptée au besoin d'une entreprise, il est nécessaire de faire une analyse économique approfondie en ayant une parfaite connaissance des besoins, tant au niveau de la production imprimée que de la qualité de service demandée.

Bien souvent, il arrive que les entreprises se munissent de petits matériels pour gérer les urgences de jour inférieures à 4h, pour le reste, les imprimeurs numériques, ou reprographes, ou parfois même appelés « quick printer » savent gérer et satisfaire pleinement de type de demande, pour des coûts très compétitifs.

En effet, le volume des imprimeurs numérique est tel que le coût de revient des impressions est souvent trois inférieurs à ceux dont peuvent bénéficier les entreprises avec leur copieurs d'étage. En outre, le matériel de façonnage des professionnels permet des gains de productivité importants.

Une heure de façonnage chez un professionnel peut soulager près d'une journée d'un(e) assistant(e) chez un client. C'est ainsi que sont balayées certaines idées reçues selon lesquelles il revient moins cher de faire chez soi plutôt que de sous-traiter.